Organizacja konferencji jako projekt

Data: 
2016-10-25 17:00

Szanowni Państwo,

Zapraszamy na kolejne spotkanie w formie panelu eksperckiego Śląskiej Grupy Regionalnej IPMA Polska. Tym razem tematem spotkania będzie Organizacja konferencji jako projekt. Organizacja idealnej konferencji to duże wyzwanie nawet dla doświadczonych PM'ów. Przygotowanie udanego spotkania wymaga często zaangażowania wielu sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. W zależności od skali wydarzenia i jego charakteru czas, który należy przeznaczyć na przygotowania może obejmować nawet kilka miesięcy. W takim razie, jak należy się przygotować, na co zwracać największą uwagę, a przede wszystkim jak dobrze planować by zdążyć na czas? Na te i inne pytania będą się starali odpowiedzieć eksperci.

Spotkanie odbędzie się 25 października 2016 roku o godz. 17.00 w Zabrzu przy ul. Roosevelta 26 w sali 15 (na przeciwko portierni) budynku A Wydziału Organizacji i Zarządzania Politechniki Śląskiej w Gliwicach. Spotkanie ma charakter otwarty.

Serdecznie zapraszamy

Rada Śląskiej Grupy Regionalnej IPMA Polska

ŚGR

 

 

Relacja ze spotkania

Organizację konferencji (biznesowej, naukowej czy politycznej), można potraktować nie jako zwykłe wydarzenie ale jako projekt. Zaproszeni paneliści, dr Aleksandra Czupryna-Nowak, Paulina Major oraz dr Marek Magdoń, przedstawili własne doświadczenia w tym zakresie.

Na potrzeby zorganizowania konferencji powoływany jest zespół projektowy (często przyjmujący nazwę komitetu organizacyjnego), odbywający regularne spotkania, podczas których monitorowany jest stan przygotowań. Jednym z popularniejszych narzędzi okazuje się być checklista, która pozwala zweryfikować jak wygląda realizacja poszczególnych zadań przypisanych do różnych członków komitetu oraz aktualizowany wraz z postępem prac wykres Gantta.

Bardzo ważnym elementem na etapie planowania projektu jest „rozeznanie rynku”, a więc określenie grupy docelowej (grup docelowych) do której chcemy dotrzeć z informacją o konferencji i której uczestnictwa się spodziewamy oraz ustalenie terminu, tak by nie spowodować konfliktu z innym konkurencyjnym wydarzeniem, np. inną konferencją o tej samej tematyce. Następnie można podjąć się rozsyłania zaproszeń oraz maili z informacją o miejscu, terminie, szczegółowej tematyce, korzyściach wynikających z uczestnictwa w konferencji itp. W celu powiększenia budżetu projektu można pokusić się o współudział partnerów biznesowych, których rola w realizacji projektu będzie się różnić w zależności od zaangażowania np. sponsor, mecenat, współorganizator, patronat medialny.

Oczywistym jest, że w trakcie realizacji projektu pojawią się trudności. Ważne jest by zidentyfikować zdarzenia ryzyka, dokonać ich analizy oraz zaproponować sposoby postępowania. Często okazuje się bowiem, że liczba uczestników w ostatniej chwili ulega zmianie, potrzebna jest większa liczba miejsc noclegowych, tłumaczenie niesymultaniczne powoduje nadmierne rozciągnięcie w czasie poszczególnych wystąpień lub łącze internetowe z uczestnikiem zagranicznym jest zbyt słabe by pozwolić na bezproblemową videokonferencję. W takich przypadkach wdraża się plan alternatywny zabezpieczając miejsca w innym hotelu, wypożyczając sprzęt do tłumaczeń symultanicznych czy też zmieniając program konferencji albo poprzez wprowadzenie referenta „rezerwowego” albo odtworzenie videokonferencji z playbacku.

Podsumowując dyskusję eksperci zgodnie stwierdzili, że sukces w organizacji konferencji osiągany jest poprzez zadowolenie uczestników, tym bardziej istotne kiedy ambicją członków komitetu organizacyjnego jest powtórzenie konferencji w przyszłości. Konferencja może okazać się porażką z powodów zupełnie teoretycznie niezwiązanych z obradami, przykładowo orkiestra lub zespół spowoduje, że uczestnicy konferencji zamiast prowadzić swobodne dyskusje zaraz po kolacji udadzą się do pokoi hotelowych. W związku z tym po konferencji zespół projektowy powinien spotkać się by dokonać podsumowania i spisania doświadczeń (lessons learned).

Moderatorem tego niezmiernie ciekawego panelu eksperckiego był Mateusz Trzeciak.

 

Serdecznie dziękujemy osobom, które przybyły.